control de pagos y bonos autoescuela
Control de cobros, bonos y recibos para autoescuelas
Anota lo que paga cada alumno y su forma de pago. Los bonos suman prácticas a su saldo y puedes imprimir un recibo con los datos de tu autoescuela. Consulta los cobros para revisar con secretaría qué pagos has recibido y cuáles necesitas comprobar.
Cobros y bonos junto a la ficha del alumno
El control de pagos empieza por anotar lo que recibe tu autoescuela de cada alumno.
En Zalkess registras lo que te pagan y la forma de pago. La ficha del alumno reúne clases, prácticas pagadas, faltas, exámenes y cobros. Así puedes consultar esa información cuando alguien pregunta por sus prácticas o por un pago que ha realizado.
Los bonos suman las prácticas al saldo del alumno. Conviene distinguir el dinero recibido de las prácticas disponibles: al revisar un bono, comprueba tanto el cobro como las prácticas que corresponden. El dinero lo cobra siempre tu autoescuela; no pasa por Zalkess.
Esta parte forma parte del software para autoescuelas, junto con la organización de las clases y la atención al alumno.
- Anotar lo que paga cada alumno y la forma de pago.
- Sumar prácticas al saldo del alumno mediante bonos.
- Consultar los cobros junto a la información del alumno.
Un recibo imprimible para dejar constancia del pago
Puedes imprimir un recibo informativo con los datos de tu autoescuela.
El documento es un «Justificante de pago sin valor de factura». Sirve para dejar constancia del pago registrado, pero no debes entregarlo como si fuera una factura. Explica esta diferencia al alumno si te pide documentación del importe que ha abonado.
Las facturas las emite tu autoescuela con su programa de facturación o a través de su gestoría. Si un alumno necesita una factura, sigue ese procedimiento habitual. Imprimir el recibo desde Zalkess no sustituye ese paso.
Antes de entregar el justificante, revisa el cobro y los datos de tu autoescuela. Es una comprobación sencilla que puedes incorporar al trabajo de secretaría cada vez que anotas un pago.
Descarga los cobros para pasárselos a tu gestoría
Puedes descargar los cobros para Excel y compartirlos con quien lleva la gestión de tu autoescuela.
La descarga permite pasar la información de cobros a tu gestoría. Acuerda con ella qué necesita revisar y cómo vas a entregárselo. Conserva la distinción entre el registro de lo cobrado, el justificante que recibe el alumno y las facturas que emites con tu programa.
Zalkess reúne tareas del día a día, pero no es un programa de facturación. Tampoco presenta expedientes ante la DGT ni incluye tests de teórica. Para esas tareas sigues utilizando tu programa habitual o tu gestoría.
Empieza por revisar cómo anotas los cobros
Comprueba cómo encajan los cobros y los bonos en el trabajo de tu secretaría.
Puedes importar a tus alumnos desde un Excel. Al preparar la puesta en marcha, revisa con tu equipo cómo vais a anotar los pagos, comprobar los bonos y entregar los recibos. Deja claro también quién emite las facturas con vuestro programa habitual.
Prueba el recorrido de un cobro: anotarlo, consultar la información del alumno, imprimir el justificante y descargar los cobros para Excel. Así podrás valorar estas tareas antes de incorporarlas a la atención diaria de tu autoescuela.
Preguntas frecuentes
¿Qué puedo anotar de los pagos?
Puedes anotar lo que paga cada alumno y la forma de pago. Los cobros forman parte de la información de su ficha.
¿Qué ocurre al registrar un bono de prácticas?
Los bonos suman las prácticas al saldo del alumno. Puedes consultar sus prácticas pagadas junto a las clases y los cobros.
¿Puedo imprimir un recibo con mis datos?
Sí. Puedes imprimir un recibo con los datos de tu autoescuela. Es un «Justificante de pago sin valor de factura».
¿El recibo sustituye a la factura?
No. La autoescuela sigue emitiendo las facturas con su programa de facturación o a través de su gestoría.
¿Puedo pasar los cobros a mi gestoría?
Sí. Puedes descargar los cobros para Excel y pasárselos a tu gestoría para que revise esa información.
¿Zalkess recibe el dinero de mis alumnos?
No. El dinero lo cobra siempre tu autoescuela. En Zalkess anotas los pagos que recibes de los alumnos.
Pon en orden los cobros de tu autoescuela
Revisa pagos, bonos y recibos con tu equipo. Mantén la facturación en tu programa habitual y comparte los cobros con tu gestoría mediante la descarga para Excel.