Guía para cambiar de programa
Cambiar de programa de autoescuela sin perder datos
Empieza por conseguir una copia de tu información. Después prepara el listado de alumnos y comprueba qué se ha importado antes de dejar tu programa actual.
Qué datos conviene llevarse y cuáles puedes importar
Zalkess publica esta guía práctica para preparar el cambio. Conserva una copia de toda la información que necesitas, aunque parte de ella siga en tu programa actual o en tu gestoría.
La plantilla gratuita de alumnos tiene seis columnas: Nombre, Apellidos, Teléfono, Correo electrónico, Carné y Prácticas pagadas. Para importar son obligatorios nombre, teléfono y correo electrónico; un mismo teléfono no puede corresponder a varios alumnos.
Carné y Prácticas pagadas son opcionales. Carné admite letras y números, hasta 10 caracteres; Prácticas pagadas admite un entero entre 0 y 999 y se usa solo si el plan de tu autoescuela lleva saldo de prácticas.
El importador admite .xlsx y .csv, con un máximo de 2.000 alumnos por archivo. Si tienes un .xls, guárdalo primero como .xlsx o CSV. Puedes elegir qué columna corresponde a cada dato: el archivo se lee en tu navegador y al panel solo llegan las columnas seleccionadas para los datos admitidos.
- Alumnos, teléfonos y correos: prepara el listado con la plantilla y revisa los datos obligatorios y los teléfonos repetidos.
- Exámenes y vencimientos: conserva fechas y referencias para consultarlas; no forman parte de los campos de esta importación.
- Pagos y bonos pendientes: guarda el detalle de importes y saldos. Prácticas pagadas es una cantidad de prácticas, no un historial de pagos ni una importación completa de bonos.
- Horarios de profesores: conserva una copia para preparar la agenda. Se cargan en el panel durante la prueba; no se importan con esta plantilla de alumnos.
Cómo preparar el cambio en seis pasos
Mantén el programa actual disponible mientras preparas y revisas la información.
- 1. Pide por escrito a tu proveedor actual un fichero con tus alumnos en Excel o CSV. Confirma el formato concreto y el plazo de entrega.
- 2. Espera a tener el fichero y revisarlo antes de cancelar. Comprueba que abre y que contiene los alumnos y datos acordados.
- 3. Prepara el Excel con la plantilla gratuita. Lee la hoja «Cómo rellenarlo», borra las dos filas de ejemplo y completa los datos obligatorios.
- 4. Importa durante la prueba de Zalkess de 14 días gratis, sin tarjeta. Revisa la correspondencia de las columnas y respeta el máximo de 2.000 alumnos por archivo.
- 5. Revisa una muestra de alumnos frente al fichero original. Comprueba contactos, carné y prácticas pagadas cuando correspondan; revisa aparte la información que queda fuera del importador.
- 6. Convive unos días con los dos programas. Decide dónde anotarás cada cambio durante ese periodo y concilia las novedades antes de cerrar el anterior.
Qué preguntar a tu proveedor actual
Pide una respuesta por escrito antes de fijar la fecha del cambio. Las condiciones concretas debes confirmarlas con tu proveedor.
- ¿En qué formato entregáis la información: .xlsx, .csv u otro? ¿Podéis enviar una muestra para revisar las columnas?
- ¿Qué plazo de entrega tiene el fichero?
- ¿Tiene coste la exportación? ¿Cuál es el importe y qué impuestos incluye?
- ¿Qué incluye: alumnos, contactos, exámenes, vencimientos, pagos, bonos y horarios de profesores? ¿Qué queda fuera?
- ¿Cómo se solicita la baja y cuándo se hace efectiva?
- ¿Hasta qué fecha podré entrar y consultar la información? ¿Cómo recibiré la confirmación de la baja?
Qué queda fuera de la importación y de Zalkess
El alcance de esta importación es el listado de alumnos con los campos indicados en la plantilla. Conserva aparte el resto de la documentación.
Los exámenes, vencimientos, el historial de pagos, el detalle de bonos y los horarios de profesores quedan fuera de esta plantilla. La columna Prácticas pagadas no sustituye la revisión de pagos y bonos pendientes.
Zalkess no presenta expedientes ante la DGT. Los expedientes siguen en tu programa habitual o en tu gestoría.
Los tests de teórica quedan fuera de Zalkess. Para las facturas con valor fiscal sigues usando tu programa de facturación o tu gestoría: Zalkess no las emite y su recibo es un «Justificante de pago sin valor de factura».
Mantén los datos fiscales y los expedientes en tu programa o gestoría. Revisa cómo seguirás accediendo a ellos antes de tramitar cualquier baja.
Cuánto cuesta empezar con Zalkess
Puedes importar y revisar el listado durante una prueba de 14 días gratis, sin tarjeta. El alta solo se paga si decides quedarte.
El alta es de 160,00 € + IVA en Esencial, 199,00 € + IVA en Pro y 220,00 € + IVA en Red. Se abona en dos pagos: la mitad al contratar y la otra mitad cuando confirmes que tu información ya está subida y que tú y tu equipo entendéis el funcionamiento, y en todo caso a los 15 días del primer cobro.
La cuota mensual es de 39,00 € + IVA en Esencial (1 sede), 59,00 € + IVA en Pro (2 sedes) y 89,00 € + IVA en Red (4 sedes). Los importes indicados no incluyen IVA; el 21 % se detalla al crear la cuenta.
Consulta los planes y precios antes de decidir. Si al terminar la prueba no activas un plan, la cuenta se pausa y no se cobra nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo probar sin cancelar mi programa actual?
Sí, puedes probar Zalkess durante 14 días gratis, sin tarjeta, mientras mantienes tu programa actual. Aprovecha ese periodo para importar el listado y revisarlo antes de decidir.
¿Qué formato necesito?
El importador admite .xlsx y .csv, con un máximo de 2.000 alumnos por archivo; si tienes un .xls, guárdalo antes en uno de esos formatos. Nombre, teléfono y correo electrónico son obligatorios, y un mismo teléfono no puede corresponder a varios alumnos.
¿Cuánto tarda?
El plazo depende del tamaño de tu listado y de cuándo recibas el fichero de tu proveedor. Confirma cuándo recibirás el fichero de tu proveedor y reserva tiempo para prepararlo y revisar los datos durante la prueba de 14 días.
¿Se pierden los pagos y bonos?
La plantilla permite indicar Prácticas pagadas, un entero entre 0 y 999 que se usa solo si el plan de tu autoescuela lleva saldo de prácticas; ese campo no equivale a importar el historial de pagos ni el detalle de bonos. Conserva ese detalle en tu programa o en un fichero y contrasta los saldos antes de cancelar.
¿Qué pasa con los expedientes de la DGT?
Zalkess no presenta expedientes ante la DGT y esos expedientes quedan fuera de la plantilla de alumnos. Sigues gestionándolos en tu programa habitual o en tu gestoría.
¿Cuánto cuesta el alta?
El alta cuesta 160,00 € + IVA en Esencial, 199,00 € + IVA en Pro y 220,00 € + IVA en Red, solo si decides quedarte. Pagas la mitad al contratar y la otra mitad cuando confirmes que tu información está subida y que tú y tu equipo entendéis el funcionamiento, y en todo caso a los 15 días del primer cobro. La prueba dura 14 días, es gratuita y no pide tarjeta.
Prepara tu listado antes de cambiar
Descarga la plantilla gratuita de alumnos y revisa qué información debes conservar aparte. Puedes probar Zalkess 14 días gratis, sin tarjeta, antes de decidir si te quedas.